Reise- und Kostenordnung
der „Bürgerinitiative Bahnemission - Elbtal e. V.“
§ 1 Inhalt der Reise- und Kostenordnung
Die Reise- und Kostenordnung ist Grundlage für die Abrechnung von Reisen und sonstigen Kosten des Vereins Bürgerinitiative Bahnemission-Elbtal e. V. Sie enthält folgende Punkte:
- Grundsatz
- Öffentliche Verkehrsmittel
- Fahrten mit dem privaten PKW
- Übernachtungskosten
- Mehraufwendung für Verpflegung
- Reisenebenkosten
- Spenden
- sonstige Kosten (Sachkosten)
§2 Grundsatz
1. Ehrenamtliche Mitglieder haben nur dann einen Anspruch auf die Erstattung von Reisekosten und sonstigen Kosten, wenn sie ausdrücklich im Auftrag des Vereins unterwegs sind oder satzungsgemäße Ausgaben tätigen wollen. Sonstige Sachkosten werden nach § 10 der Finanzordnung genehmigt.
2. Vor Reisebeginn ist immer ein schriftlicher Antrag an den Vorstand zu stellen. In diesem sind die zu erwartenden Kosten zu prognostizieren. Der Reiseantrag ist vom Reisenden über das entsprechende Online-Formular einzureichen.
3. Die Übernahme der Reisekosten muss immer vor Antritt der Reise vom Vorstand bestätigt werden. Der Schatzmeister prüft vor der Entscheidung des Vorstandes, ob die zu erwartenden Kosten vom Verein getragen werden können.
4. Jedes ehrenamtliche Mitglied verpflichtet sich, die auf einer Reise entstehenden Kosten möglichst gering zu halten, ansonsten besteht kein Anspruch auf Aufwandserstattung.
§3 Öffentliche Verkehrsmittel
Eine Erstattung der Fahrtkosten bei der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel erfolgt für die preisgünstigste Kategorie gegen Vorlage eines entwerteten Fahrscheins.
§4 Fahrten mit dem privaten PKW
1. Fahrtkosten mit dem privaten PKW sind in nachgewiesener Höhe erstattungsfähig.
2. Der Nachweis erfolgt mit dem Fahrtenbuch, welches bei Reisegenehmigung durch den Vorstand zur Verfügung gestellt wird. In dem Fahrtenbuch sind folgende Punkte zu erfassen:
- Beginn der Fahrt (Datum und Uhrzeit)
- Ende der Fahrt (Datum und Uhrzeit)
- Reiseroute (mit Plz, Ort und Anschrift)
- Kilometerstand zu Beginn und Ende der Reise
- gefahrene Kilometer
3. Je gefahrenen Kilometer werden 0,20 EUR erstattet.
§5 Übernachtungskosten
1. Über die vollständige oder teilweise Erstattung von Übernachtungskosten für ehrenamtliche Mitglieder entscheidet der Vorstand individuell. Diese muss aber auf jeden Fall vorab beantragt werden. Ein Anspruch auf Erstattung verfällt sonst automatisch.
2. Zu den Übernachtungskosten zählen nur die Aufwendungen für die Unterkunft. Kosten z. b. für das Frühstück zählen nicht dazu.
§6 Mehraufwendung für Verpflegung
Für die Berechnung des Tagegeldes ist grundsätzlich der Kalendertag maßgebend. Dieser beginnt um 00:00 Uhr und endet um 24:00 Uhr.
Die Reisedauer je Kalendertag bei einer mehrtägigen Reise errechnet sich am Anreisetag vom Antritt der Reise bis 24:00 Uhr. Am Rückreisetag richtet sich die Reisedauer von 00:00 Uhr bis zur Rückkehr zur Wohnung.
Je nach Dauer der Reise können folgende Pauschalen geltend gemacht werden:
Mehr als 8 Stunden 12,00 EUR
24 Stunden (voller Tag) 24,00 EUR
§ 7 Reisenebenkosten
Zu den Reisenebenkosten zählen Park-, Garagen- und Mautgebühren. Die entstanden Kosten ist per Beleg nachzuweisen.
§8 Spenden
Verzichtet ein erstattungsberechtigtes Mitglied ganz oder teilweise auf die Auszahlung von Aufwendungen oder Honoraren, so kann es sich darüber eine Spendenbescheinigung ausstellen lassen. Der Verzicht ist innerhalb von 2 Monaten nachdem die Kosten entstanden sind dem Vorstand gegenüber zu erklären. Die Spendenbescheinigung erteilt der Kassenwart sobald ihm die tatsächlich bestehenden Ansprüche in geeigneter Form nachgewiesen wurden.
§ 9 sonstige Kosten (Sachkosten)
Zur Abrechnung sind dem/der Schatzmeister(in) alle notwendigen Belege im Original einzureichen. Die Erstattung erfolgt per Überweisung auf ein angegebenes Konto.
§ 10 Schlussbestimmungen
Über alle Angelegenheiten, welche in dieser Ordnung im Einzelnen nicht geregelt sind, entscheidet der Gesamtvorstand.
§ 11 Inkrafttreten
Die vorstehende Reise- und Kostenordnung wurde am 11.04.2016 vom Gesamtvorstand beschlossen und tritt zum 12.04.2016 in Kraft. Sie gilt, bis der Vorstand eine andere Reise- und Kostenordnung nach § 12 der Satzung beschließt.
